La Consejería de Digitalización de la Comunidad de Madrid ha anunciado una apuesta por la automatización en la que invertirá 6,7 millones de euros en los próximos cuatro años para robotizar hasta 200 trámites administrativos.
El caldo de cultivo perfecto
Una de las quejas más recurrentes entre el público es la de lo lentos y tediosos que resultan los trámites burocráticos. Paradójicamente, este corsé tan poco elástico y muy alejado de las excepciones es el marco perfecto para realizar una apuesta por la automatización.
Se trata de un entorno en el que los pasos, los procedimientos, están muy medidos, definidos y regulados. La habitual rigidez de la administración facilita la aparición de procesos que se ejecutan de forma repetitiva, sin cambios ni situaciones excepcionales. Es el entorno perfecto en el que implantar un sistema automatizado mediante robots software.
Apuesta por la automatización para la mejora continua
Que desde una administración (y más desde una con la envergadura de la Comunidad de Madrid) se haga una apuesta por la automatización de una manera tan contundente es, en realidad, dar un paso más en el camino de la mejora continua.
La automatización de procesos va a permitir a los funcionarios de la Comunidad de Madrid dedicar menos tiempo a tareas repetitivas, como introducción de datos en formularios o traspaso de información. Ese tiempo ahorrado podrá destinarse a mejorar y ampliar la atención al ciudadano, a tareas más cualificadas o a toma de decisiones. Esas tareas que un robot no puede completar y que requieren necesariamente la intervención de una persona.
Este mayor tiempo dedicado al trato personal, a la ayuda y asistencia a las personas, redundará en una mejora del servicio prestado a la ciudadanía. Mejor trato a los usuarios de las administraciones públicas, más satisfacción entre los empleados al ver reducida su carga de trabajo pesado y mejor valoración del servicio al haber cambiado el foco de atención, de la tramitación de papeleo a la atención a las personas.
La Comunidad de Madrid apuesta por la automatización de procesos en la administración pública.
¿Cuántos procesos se pueden automatizar?
Cuando una entidad, sea pública o privada, decide adentrarse en el camino de la automatización el primer paso siempre es el mismo: realizar una auditoría de procesos susceptibles de ser automatizados.
A partir de ese momento comienza una selección entre aquellos que ofrecen mejor relación entre la dificultad de su implementación (hay procesos que se pueden automatizar en unos pocos días) y su impacto en el desarrollo del día a día de la actividad.
En la Comunidad de Madrid ya han realizado ese proceso, y en su apuesta por la automatización han decidido convertir 200 procesos manuales en automáticos en los próximos cuatro años. La apuesta no es baladí. Pero es que, en su búsqueda de procesos candidatos han encontrado más de 1.700 gestiones públicas susceptibles de pasar a ser realizadas por robots software. Imaginemos ahora una traslación a todas las administraciones del Estado. El ahorro de tiempo y el aumento de la efectividad de la administración pública se vería disparado.
Dar un paso adelante
Como hemos visto, la apuesta por la automatización es un claro paso adelante en su implementación en la administración pública. Tal y como subrayó el consejero, es una herramienta que dota de más calidad a los puestos, motiva más a los trabajadores y mejora la productividad.
Si a eso sumamos que la velocidad de las tramitaciones aumenta, los tiempos de gestión y los errores se reducen y la respuesta al ciudadano se optimiza, obtenemos como resultado un elemento de beneficio absoluto.
