Administración es uno de los departamentos empresariales en los que los robots brillan con luz propia. La gestión administrativa por robots en los negocios de cualquier índole o tamaño brindan a las empresas maneras muy directas de avanzar en su transformación digital y de reducir los costes asociados a la realización de tareas repetitivas.
El mismo pan de cada día
Mensualmente, semanalmente o incluso diariamente, en la mayoría de las empresas se producen procesos que se repiten de manera constante. Así, la gestión administrativa es el campo de batalla sobre el que cualquier compañía puede iniciar (si no lo ha hecho ya) su proceso de transformación digital. No en vano, la agenda España digital 2025 cuenta con que para ese año la mayoría de las empresas hayan incidido en digitalizar parte de sus procesos. Esto redundará en una mayor productividad, menor desigualdad y un relanzamiento económico que potenciará la salida de la crisis.
Los robots pueden ayudar en la gestión administrativa. | Foto: Sora Shimazaki.
Robots para la gestión administrativa
De entre todos los ejemplos que podemos encontrar para la implantación de robots, el de la gestión administrativa es el más gráfico. Por centrarnos en un caso concreto, pensemos en las nóminas que mensualmente han de realizarse en cualquier empresa. Un proceso repetitivo, sin apenas cambios ni alteraciones, algo que consume un tiempo que los empleados podrían aprovechar para otras tareas. El robot podría asumir este proceso sin ningún problema. Generar las nóminas, ejecutar los pagos, realizar los avisos… Y todo siguiendo las directrices marcadas por la empresa. Cumpliendo siempre los plazos, sin errores y con la posibilidad de generación de informes y de supervisión en cada fase del proceso. Simplemente una ayuda para el departamento de administración que libera carga de trabajo sin interferir en nada más.
Robotizar no significa alterar la forma en que trabaja la empresa
Al pensar en robotizar cualquier proceso se puede caer en el error de pensar que será necesaria una adaptación de la compañía para adecuarse al nuevo método de trabajo. Nada más lejos de la realidad. Las funciones que desempeña el robot, las realiza imitando el comportamiento que tendría el usuario humano. Utilizando los mismos programas, siguiendo los mismos pasos y aplicando los mismos procedimientos.
Es un error muy común el pensar que, después de años e inversión en aplicaciones informáticas para el desarrollo del trabajo, la llegada del robot supondrá un cambio en las herramientas o métodos arraigados en la empresa. No es así. Un robot software puede ocuparse de la gestión administrativa sin alterar en nada los procedimientos productivos que siga la compañía. Así, los mismos programas que hasta ahora ha venido utilizando el humano, serán los mismos que continuará utilizando el robot. Sin intrusiones, sin grandes cambios, solo con las ventajas de contar con un asistente que se encargue de las partes más pesadas del trabajo.
De modo que, si para una empresa la adaptación a la transformación digital es una cuesta arriba demasiado empinada, la gestión administrativa puede convertirse en la punta de lanza de su puesta al día. Una puerta de entrada al nuevo paradigma de competitividad que ya se está imponiendo y que se está transformando en el referente que todos, tarde o temprano, tendrán que seguir.
