Le Conseil pour la Numérisation de la Communauté de Madrid, a annoncé son initiative d’automatisation dans laquelle il investira 6,7 millions d’euros au cours des quatre prochaines années, pour robotiser jusqu’à 200 procédures administratives.
Le terreau idéal
L’une des plaintes les plus récurrentes du public concerne la lenteur et la lourdeur des procédures bureaucratiques. Paradoxalement, ce corset, si inélastique et si éloigné des exceptions, constitue le cadre idéal pour s’engager dans l’automatisation des processus.
C’est un environnement dans lequel les étapes, les procédures, sont très mesurées, définies et réglementées. La rigidité habituelle de l’administration facilite l’émergence de processus exécutés de manière répétitive, sans changements ni situations exceptionnelles. C’est l’environnement idéal pour mettre en œuvre un système automatisé utilisant des robots logiciels RPA.
Soutenir l’automatisation des processus, pour une amélioration continue
Cela de la part d’une administration et plus encore d’une administration de l’ampleur de la Comunidad de Madrid s’engager avec autant de force en faveur de l’automatisation, c’est en réalité franchir une nouvelle étape sur la voie de l’amélioration continue.
L’automatisation des processus permettra aux fonctionnaires de la Communauté de Madrid de consacrer moins de temps à des tâches répétitives, telles que la saisie de données dans des formulaires ou le transfert d’informations. Ce temps gagné peut être utilisé pour améliorer et élargir le service aux citoyens, des tâches plus qualifiées ou une prise de décision. Ces tâches qu’un robot ne peut pas accomplir et qui nécessitent nécessairement l’intervention d’une personne.
Ce temps plus important consacré au traitement des usagers du service, à l’aide et à l’assistance aux personnes, se traduira par une amélioration du service rendu aux citoyens. Un meilleur traitement des usagers des administrations publiques, une plus grande satisfaction des employés grâce à la réduction de leur lourde charge de travail et une meilleure appréciation du service puisque l’attention s’est déplacée du traitement de la paperasse vers le soin des personnes.
La Communauté de Madrid soutient-elle l’automatisation des processus administratif
Combien de processus peuvent être automatisés ?
Lorsqu’une entité, qu’elle soit publique ou privée, décide de s’engager sur la voie de l’automatisation, la première étape est toujours la même : réaliser un audit des processus automatisables.
A partir de ce moment, commence une sélection parmi ceux qui offrent le meilleur rapport entre la difficulté de leur mise en œuvre (il existe des processus automatisables en quelques jours) et leur impact sur le développement quotidien de l’activité.
Dans la Communauté de Madrid, ils ont déjà réalisé ce processus et, dans leur engagement en faveur de l’automatisation, ils ont décidé de convertir 200 processus manuels en processus automatiques au cours des quatre prochaines années. Le pari n’est pas anodin. Mais dans leur recherche de processus candidats, ils ont trouvé plus de 1 700 procédures publiques qui pourraient être exécutées par des robots logiciels. Imaginons maintenant si nous transférons cela à toutes les administrations de l’État. Les gains de temps et l’augmentation de l’efficacité de l’administration publique augmenteraient considérablement.
Un pas en avant
Comme nous l’avons vu, l’engagement en faveur de l’automatisation constitue un net pas en avant dans sa mise en œuvre dans l’administration publique. Comme l’a souligné le Conseiller : « C’est un outil qui améliore le travail des collaborateurs, les motive et augmente leur productivité ».
Si l’on ajoute à cela que la vitesse de traitement augmente, que les temps de gestion et les erreurs sont réduits et que la réponse aux citoyens est optimisée, nous obtenons ainsi un élément de bénéfice absolu.
