Toute organisation est confrontée à des défis opérationnels qui peuvent affecter l’efficacité, la productivité et la compétitivité. L’automatisation robotisée des processus (RPA) est devenue une solution clé pour atténuer ces problèmes et optimiser les flux de travail.
Les défis clés et leurs solutions avec RPA
L’adoption par les entreprises de solutions d’automatisation par robots logiciels entraîne une amélioration substantielle de la productivité et de l’efficacité. Mais pourquoi ?
L’intégration d’une main-d’œuvre virtuelle apporte tout simplement des avantages directs et facilement appréciables, comme nous le verrons plus loin. En outre, il s’agit d’une technologie non intrusive qui se targue d’avoir l’un des plus courts retours sur investissement.
Il n’en demeure pas moins que l’adoption de cette technologie, au moins dans ses premières phases, peut rencontrer une certaine résistance de la part des employés. Résistance qui s’évapore rapidement en constatant l’amélioration des conditions du poste et le déchargement de travail peu reconnaissant.
Parce que, comme nous l’avons mentionné plus haut, où est-il particulièrement utile d’intégrer cet outil ? Eh bien, voyons.
- Réduction de l’effort du personnel dans les processus d’entreprise
Les robots logiciels RPA peuvent reproduire les actions humaines sur des systèmes informatiques, éliminant ainsi les tâches répétitives et réduisant la charge de travail manuel des employés. Le RPA peut prendre en charge les processus métiers qui ont des règles définies, peu d’exceptions et une répétition élevée.
- Réduction des erreurs dans les processus
En éliminant l’intervention humaine dans les tâches répétitives, RPA réduit considérablement les erreurs, garantissant la cohérence et la précision de chaque opération. Cela peut même, selon le processus, avoir un impact sur l’amélioration du service à la clientèle, par exemple.
- Réduction du temps de traitement
Les robots peuvent exécuter des tâches à une vitesse supérieure à celle des employés, fonctionnant 24/7 sans interruption et sans fatigue, ce qui accélère le temps de traitement. De plus, comme il est possible d’exécuter des processus en dehors des heures de bureau, les robots peuvent avancer le travail pour que les employés trouvent des rapports ou des tâches effectuées lorsqu’ils entrent dans leur poste le matin.
- Gestion des pics de charge
RPA offre la flexibilité nécessaire pour gérer de grands volumes de tâches, en priorisant les processus et en permettant de faire évoluer les opérations sans augmenter le personnel. Ceci est particulièrement utile lorsque les entreprises doivent faire face à des périodes de stress, telles que les dates de règlement des impôts dans le secteur du management ou des campagnes comme Noël dans le secteur retail.
- Conformité à la réglementation
L’automatisation RPA garantit que les tâches sont effectuées de manière standard et conforme aux réglementations, réduisant ainsi les risques de non-conformité. Comme le robot exécutera toujours le processus selon les directives qui lui ont été définies, la sécurité qu’il l’effectuera en tenant compte des spécificités nécessaires est garantie.
- Augmentation de la productivité
En libérant les employés de tâches répétitives, ils peuvent se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée et améliorer la productivité globale de l’organisation. En effet, il est logique de penser que plus le temps consacré à des tâches indispensables mais qui apportent peu de valeur, plus le temps disponible pour des travaux plus créatifs ou exigeants.
- Couverture en cas d’absence du personnel
En cas d’arrêt de travail pour maladie, vacances ou congés, RPA assure la continuité des opérations sans affecter l’efficacité de l’entreprise grâce à la polyvalence de pouvoir ajuster les exécutions à la charge de travail existante.
- Appui au recrutement de personnel
L’automatisation RPA réduit la charge des tâches monotones, ce qui rend les postes plus attrayants pour les candidats et améliore la rétention des talents. Bien que l’on constate généralement une résistance initiale de la part des employés à l’intégration des robots logiciels, il est certain qu’une fois assimilés, personne ne veut s’en défaire.
- Minimiser l’exposition des données sensibles
Les processus qui traitent des informations confidentielles peuvent être exécutés par des robots, ce qui limite l’accès du personnel et augmente la sécurité des données. En éliminant la composante humaine de ces processus, l’intégrité de toute la chaîne de conservation des données est renforcée.
RPA est une technologie qui aide les entreprises.
Types de travail dans lesquels RPA apporte des avantages
Les automatisations avec RPA sont appliquées dans différents types de travail, car toute action effectuée par une personne devant un ordinateur est susceptible d’être automatisée si, comme nous l’avons mentionné, il s’agit d’un processus exécuté selon des règles claires et établies. Cependant, il est vrai que parmi toutes celles-ci se détachent particulièrement, pour être communes, certaines telles que :
- Saisie de données
- Rapprochement des informations
- Surveillance et alertes
- Assemblage et consolidation de données
Ces processus se trouvent dans différents départements et peuvent être optimisés par la mise en œuvre de RPA, réduisant les temps et les erreurs.
Le rôle des personnes dans l’automatisation
Bien que la RPA s’occupe de tâches répétitives, les employés continuent à jouer un rôle clé dans le processus. La meilleure stratégie consiste à combiner les points forts des deux pour en tirer le plus grand profit. Il ne s’agit pas de se substituer les uns aux autres, mais de générer de nouveaux flux de travail dans lesquels les robots et les personnes coopèrent pour susciter un plus grand intérêt pour l’entreprise. Ainsi, la charge de travail pourrait être répartie comme suit :
- Les humains gèrent les exceptions et les cas complexes
- Les robots automatisent les tâches courantes et normalisées
Les entreprises peuvent définir différents niveaux d’interaction entre employés et robots :
- Processus entièrement manuels
- Délégation de tâches à un robot par l’employé
- Interaction entre l’employé et le robot
- Examen et approbation par l’homme des tâches du robot
- Automatisation complète sans intervention humaine
Ce dernier cas se réfère directement à ce qui est connu dernièrement comme automatisation intelligente. Il s’agit de processus soutenus par l’intelligence artificielle qui peuvent exécuter des actions plus complexes, y compris des parties nécessitant une prise de décision, et qui, dans l’idéal, n’exigent pas qu’une personne prenne part au processus à un moment donné.
Conclusion
Comme nous l’avons vu, RPA est un outil puissant pour surmonter les défis opérationnels et améliorer l’efficacité des organisations. Sa mise en œuvre permet aux entreprises d’optimiser les processus, de réduire les erreurs, d’améliorer la sécurité des données et de libérer les employés pour des tâches à plus forte valeur stratégique. Si votre entreprise n’a pas encore exploré le potentiel de la RPA, c’est le moment idéal pour le faire !
