RPA son las siglas de Robotic Process Automation, o Automatización Robótica de Procesos. Es una tecnología que permite a las empresas utilizar robots software para realizar tareas de forma automatizada.

Los robots software pueden imitar las tareas que realiza una persona en su ordenador, como la manipulación de datos, el traspaso de datos, la activación de respuestas o la ejecución de transacciones.

Los robots software puede interactuar con una o varias aplicaciones de software.

Un robot software es un código capaz de simular a una persona mientras interactúa con un ordenador (lee la pantalla, escribe en un teclado y mueve y selecciona con el ratón). Además, también puede ejecutar muchas actividades en diferentes aplicaciones.

El mayor beneficio del RPA es el ahorro de costes. Los robots software pueden funcionar 24 horas al día, todos los días, de forma precisa y rápida. Esto no significa que reemplacen a las personas, sino que las descargan de la parte de trabajo más improductivo para permitirles centrarse en las tareas que agreguen mayor valor al negocio. Además, la tasa de errores a la hora de ejecutar los procesos se reduce de manera drástica y la fiabilidad crece sustancialmente.

Un robot software puede interactuar con los sistemas informáticos de la misma forma en que lo hace un persona. Así, el robot puede leer la información que muestra una pantalla, escribir con el teclado y utilizar el ratón. Además, es capaz de ejecutar tareas y actividades interaccionando con distintas aplicaciones. Todo ello se realiza unas 10 veces más rápido que como lo haría una persona y sin cometer errores.

Generalmente, un proyecto RPA puede estar listo y funcionando en muy pocas semanas. Normalmente, se suele comenzar con pequeños proyectos de automatización para establecer la infraestructura y permitir a las personas adaptarse al uso del robot, lo que acelera la implantación.

Los procesos más propensos a ser automatizados son aquellos que se basan en tareas repetitivas y rutinarias, con reglas bien definidas y pocas excepciones que estén bien documentadas.

Nada. RPA es una tecnología no intrusiva, lo que significa que no son necesarios cambios en las aplicaciones ni en la forma en la que se ejecuta el proceso. El robot, simplemente, actúa de la misma forma en lo que lo haría una persona, utilizando los mismos sistemas, las mismas interfaces, etc.

Se debe considerar el coste de licenciamiento del robot software, así como los servicios de consultoría y desarrollo del robot y la gestión de excepciones para aquellos puntos que queden fuera del alcance del robot. El ROI en proyectos de automatización mediante RPA suele situarse por debajo de los 6 meses (es la tecnología que ofrece el ROI más bajo) y sus beneficios se pueden percibir desde el primer momento.

Para gestionar a los robots software implantados existe Orchestrator, una herramienta con una interfaz donde resulta muy sencillo gestionarlos y supervisarlos. Además, cuenta con la posibilidad de programar y asignar tareas, gestionar la configuración, definir colas…

La automatización inteligente mejora el RPA gracias al uso de la Inteligencia Artificial, el Machine Learning (o aprendizaje automático) y otras tecnologías que consiguen alcanzar diseños más personalizados que, además, permiten progresar hacia la hiperautomatización.

Sí, RPA puede utilizarse con prácticamente cualquier software del mercado, incluso con softwares propietarios, ya que su funcionamiento se realiza sobre la interfaz del programa, tal y como lo haría una persona.

El process mining, o minería de procesos, se utiliza para identificar los procesos susceptibles de ser automatizados, analizándose hasta qué punto es posible implantar RPA. Es una forma de descubrir nuevas oportunidades tanto de automatización, como de optimización y mejora de los procesos de la empresa.

A la hora de afrontar un proyecto de RPA en la empresa, el primer paso es realizar una auditoría de todos aquellos procesos que son susceptibles de ser automatizados. Una vez identificados, se seleccionará aquel que posea una mejor relación entre el beneficio que produzca y el grado de dificultad de su desarrollo. Se realiza a continuación el caso de negocio y, con este “proceso piloto” en marcha, se evalúa el impacto en la empresa y la aceptación de este para, a partir de ahí, empezar a encarar el desarrollo de nuevas automatizaciones.

A la hora de implantar RPA en su empresa, comúnmente se suelen dar algunos de estos retos:

Resistencia de los empleados. Como cualquier otro cambio, la instalación de un robot software puede resultar estresante para los trabajadores, más aún si se propaga la creencia de que el uso de RPA puede terminar revirtiendo en despidos. Esta situación puede provocar cierta resistencia a su implantación.

Selección de los procesos adecuados. Para garantizar el óptimo resultado en la implantación del RPA, es necesario realizar un profundo análisis que seleccione aquellos procesos que mejores resultados puedan ofrecer inicialmente.

Expectativas realistas. Es necesario que las empresas conozcan los límites de lo que el RPA puede y no puede hacer. Además es importante entender que aplicar RPA no solucionará procesos que no estén funcionando correctamente, ya que los pasos que seguirá el robot son los mismos que ejecutaría la persona encargada de estos. Si no son eficientes o correctos, la automatización tampoco lo será.

Entendemos por hiperautomatización el enriquecimiento de la Automatización Robótica de Procesos mediante el uso de tecnologías como la IA o el Machine Learning (Aprendizaje Automático), de modo que la participación de las personas en la ejecución del proceso se limite al mínimo posible (si es que no se puede eliminar por completo).

Cuando la empresa ya cuenta con una base significativa de procesos automatizados suele ser conveniente crear la figura del CoE, representada por una o varias personas con experiencia y conocimientos en robots software y que se encarga de recoger la experiencia de las implantaciones para contar con una visión de la estrategia general para trabajar en las distintas áreas de negocio y sus requisitos específicos de automatización.