Une entreprise qui souhaite approfondir sa transformation numérique et profiter des avantages apportés par les nouvelles technologies doit savoir comment automatiser les processus métier. Grâce aux avancées que nous connaissons ces derniers temps, l’automatisation devient un outil clé pour augmenter la productivité et réduire les coûts.
Les avantages évidents de l’automatisation
Pour commencer, nous devons garder à l’esprit que lorsque nous parlons ici de la manière d’automatiser les processus d’entreprise, nous faisons référence à l’automatisation des logiciels.
L’esprit de la RPA (Robotic Process Automation) est de savoir comment les robots logiciels sont capables d’imiter les actions qu’une personne effectue à son poste de travail. Des actions réalisées devant un écran d’ordinateur et qui peuvent être exécutées de manière analogue par un logiciel. Cela est possible tant que les tâches à imiter sont répétitives, structurées et assorties d’exceptions clairement documentées.
Dans les cas décrits ci-dessus, le temps libéré par les personnes qui sont libérées de leurs tâches par les robots peut être utilisé pour d’autres tâches. Et c’est là qu’intervient le plus grand avantage : la productivité augmente avec le même nombre d’employés. Mais ce n’est pas tout. La satisfaction du personnel, des clients et de la direction augmente également tant qu’un robot peut fonctionner sans interruption toute la journée, tous les jours. En outre, le taux d’erreur diminue considérablement, ce qui se traduit par une meilleure qualité de service.
Le retour sur investissement se fait également en un temps record (c’est l’un des investissements les plus rapides à récupérer lorsqu’il s’agit d’améliorer une entreprise) et son développement peut être prêt en quelques semaines seulement.
Comme si tout cela ne suffisait pas, les avantages obtenus grâce à l’automatisation le sont sans qu’il soit nécessaire de modifier les processus. Il n’est pas non plus nécessaire de modifier les programmes qui s’exécutent. En fait, l’ensemble du processus ne nécessite aucune adaptation de l’environnement de travail.
Les étapes de l’automatisation des processus d’entreprise
La question clé de l’automatisation des processus d’entreprise commence par une étape évidente : l’analyse des processus existants.
Au moyen d’une enquête interne à l’entreprise, toujours accompagnée par les experts en robotisation de la société de développement, nous commençons par analyser les différents processus existants. A partir de la liste de ceux qui pourraient être automatisés, on établit un tamis dans lequel ils sont pondérés en fonction de critères tels que leur facilité d’implémentation, les étapes impliquées, les écrans utilisés, la criticité de leur exécution… On obtient ainsi une liste de processus potentiels sur lesquels on peut commencer à travailler.
Une fois que le processus sur lequel le développement doit commencer a été défini, l’étape suivante consiste à analyser son fonctionnement en détail. Pour ce faire, l’équipe d’analyse élaborera un document (PDD) qui guidera les pas des développeurs. Dans ce document, outre la manière dont le processus est actuellement exécuté (modèle As-Is) et la manière dont il devrait être développé une fois automatisé (modèle To-Be), on trouvera des éléments tels que les entrées et sorties attendues, les applications utilisées, les exceptions susceptibles d’apparaître (ainsi que leur traitement), le calendrier d’exécution… Grâce à toutes ces informations, les développeurs peuvent comprendre comment automatiser les processus d’entreprise et s’atteler à leur développement, une période qui prendra de quelques jours à quelques semaines.
Aucune modification de logiciel ou de matériel n’est nécessaire pour automatiser avec la RPA.
Le temps de s’assurer que le processus fonctionne
Una vez realizado el desarrollo, toca comprobar que todo funciona correctamente. Para ello es fundamental elaborar una serie de pruebas de aceptación de usuario (o UAT’s en inglés).
En estas pruebas se tendrán en cuenta tanto el caso en el que todo vaya bien (el denominado como happy path), así como aquellos en los que algo pueda salir mal (por ejemplo, un login fallido). Gracias a estas pruebas, las personas responsables del proceso se aseguran de que todo funciona correctamente. En el caso de que eso no ocurra, estas pruebas servirán para que el equipo de desarrollo efectúe los ajustes o correcciones necesarias para reparar los fallos.
Todas estas pruebas se realizan aún en un entorno de desarrollo que asegura que ningún proceso real se vea afectado. Hasta que todo está auditado y confirmado no se pasa a producción.
Mise en service de l’automatisation
Une fois que le développement du robot a été testé et validé, il passe en production. Pour s’assurer que, dans cet environnement également, tout fonctionne comme il se doit, les équipes d’analyse et de développement restent vigilantes quant aux éventuelles erreurs qui pourraient survenir. En cas d’erreur, des mesures rapides seront prises pour garantir l’intégrité du processus et son bon fonctionnement.
Avec cette mise en place, la dernière étape de l’automatisation des processus d’entreprise est achevée et la procédure peut commencer avec le prochain processus identifié. Grâce à l’amélioration continue et à la capacité d’automatiser des processus de plus en plus complexes, l’efficacité de l’entreprise peut continuer à augmenter au fur et à mesure qu’elle avance dans sa stratégie de transformation numérique. Une stratégie que vous pouvez maintenant commencer plus facilement grâce aux propositions de Kit Digital dont les entreprises peuvent bénéficier.
