Siempre que consideramos una inversión para nuestro negocio debemos preguntarnos acerca de la rentabilidad de esta. Por ello, es lógico dudar sobre si es rentable invertir en RPA. ¿Obtendré tantos beneficios como para justificarla? ¿Será algo que proporcione valor añadido? Vamos a despejar algunas dudas.
Un robot no es un empleado
El primer punto que debemos aclarar es que invertir en RPA no significa cambiar personas por robots. La idea subyacente de la automatización robótica de procesos es la de colaborar con las personas que ya trabajan en la empresa. De este modo, lo que conseguimos es generar nuevos flujos de trabajo que redundan en una mejora continua en los procesos del negocio.
Dicho con otras palabras: contar con un robot software en la plantilla equivale a contar con un asistente digital. Un ayudante que complementa el trabajo de las personas que ya desarrollan su actividad en la compañía. Una manera de mejorar los procesos productivos y hacer más eficientes las tareas. ¿Pero cómo lo hace?
Seleccionando dónde ubicar al robot
No todos los procesos son automatizables. Pero casi todos los negocios tienen algún proceso que puede serlo. Pensar en automatización es pensar en aquellas rutinas periódicas que se realizan de manera sistemática, repetitiva.
El proceso objetivo de la automatización es uno que se genera de manera continua. Siempre siguiendo los mismos pasos. Y que, además, se ejecuta en cantidad tal que el consumo de recursos humanos y de tiempo se puede considerar un malgasto.
Como ejemplos más habituales podemos encontrar la generación de fichas técnicas, la gestión de avisos de pago, la gestión de reembolsos, la clasificación automática de documentos, la detección de conductas de fraude… El abanico es casi infinito y depende de la idiosincrasia de la empresa. Por eso, saber si es rentable invertir en RPA se reduce en un primer paso a tratar de localizar aquellos procesos que son susceptibles de convertirse en automatizaciones.
Analizar bien los procesos es fundamental para determinar si es rentable invertir en RPA. | Foto: Fauxels.
Las tecnologías que determinan si es rentable invertir en RPA
Toda la magia que se esconde detrás de la implementación de un robot software está compuesta de las últimas tecnologías. De este modo, es muy fácil entender lo avanzado y útil que puede resultar incorporar un robot a las tareas cotidianas de cualquier negocio.
Puede que de entre todos destaque, por la importancia que está adquiriendo últimamente, la inteligencia artificial. Gracias a ella, el software puede aprender, encontrar patrones complejos en millones de datos, extraer información de textos no estructurados… Pero no es la única tecnología de la que podemos disfrutar gracias al RPA.
La tecnología de reconocimiento de caracteres, el machine learning, el procesamiento de lenguaje natural, el análisis de imágenes y vídeos… Todas estas tecnologías repercuten en una mejora del tratamiento en los procesos que gestionan facturas, que clasifican y extraen datos de documentos PDF, que gestionan contratos, escrituras, artículos…
Es evidente, por tanto, que incorporar la tecnología de la robotización a los procesos diarios de tu negocio es apostar por modernizar y avanzar en la transformación digital del mismo. Una integración completa de las más modernas tecnologías que ya, por sí mismas, pueden determinar si es rentable invertir en RPA.
Los puntos fuertes del RPA
Pero por si lo que hemos visto hasta ahora no ha resultado del todo convincente, hay una última cuestión que podemos considerar: las ventajas tangibles.
Hemos visto cómo un robot puede convivir con los trabajadores. Cómo es capaz de realizar tareas complejas. Las tecnologías que traen consigo y que pueden ayudar a mejorar la productividad en la empresa. Pero existen elementos que podemos considerar tanto o más importantes y que pueden terminar por decantar la balanza sobre la rentabilidad de invertir en RPA.
Probablemente el más evidente es el aumento de la productividad. Descargar de trabajo a los empleados provoca que éstos puedan dedicarse a otras tareas más creativas que, a la postre, suprime la realización de actividades sin valor añadido. Además, podemos controlar la ejecución de los procesos a través de las utilidades de monitorización, por lo que siempre estará todo bajo control. La eliminación de los errores garantizando el cumplimiento de las normas asegura las regularizaciones y los compromisos de servicio. Por último, mejora y prolonga la vida de los sistemas de información existentes eliminando gaps operativos y funcionales. Todo ello sin hablar del hecho de que un robot puede operar ininterrumpidamente durante 24 horas al día.
En definitiva, la automatización crea puestos de trabajo eficientes que mejoran el aprovechamiento de la capacidad humana.
El miedo al cambio
Adoptar una nueva tecnología siempre asusta. Incorporar cambios en los procesos que ya están asentados en las compañías provocan rechazos iniciales y miedo a lo desconocido. Sin embargo, uno de los puntos fuertes del RPA es que no resulta una tecnología invasiva.
Todo en la empresa se seguirá ejecutando de la misma forma. Los robots son capaces de adaptarse a los entornos y sistemas existentes. Convive con ellos como un usuario más, solo que virtual. Y su desarrollo puede completarse en pocas semanas (o incluso días) dependiendo de la complejidad de los procesos a automatizar. De este modo los beneficios se perciben de manera rápida, casi instantánea, y la amortización se produce en pocos meses.
De forma que, con todo lo que hemos visto queda por tanto claro que sí es rentable invertir en RPA. Por comodidad, por optimización, por introducir a las compañías en la senda de la transformación digital. Una apuesta por el futuro que ya es presente y que muchas empresas en todo el mundo han adoptado ya.
